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A compter du 1er janvier 2019, la lettre recommandée électronique utilisée par l’employeur et le salarié, notamment, devra respecter les exigences fixées par le nouveau décret du 9 mai 2018.

Comme par le passé (dans le cadre du décret du 2 février 2011), le consentement des destinataires n’ayant pas la qualité de professionnels devra être préalablement requis.

Le destinataire comme l’expéditeur n’auront plus la possibilité de demander la distribution du recommandé électronique imprimé sur papier.

 

Le prestataire devra délivrer à l’expéditeur une preuve de dépôt électronique de l’envoi et conserver cette preuve pour une durée au moins égale à un an.

La preuve devra comporter les informations suivantes :

  • Nom, prénom ou raison sociale de l’expéditeur et du destinataire ainsi que leur adresse électronique ;
  • Numéro d’identification unique de l’envoi ;
  • Date et heure du dépôt électronique de l’envoi ;
  • Signature électronique ou cachet utilisé par le prestataire lors de l’envoi.

 

 

Le prestataire devra également informer le destinataire, par voie électronique, qu’une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu’il a la possibilité, dans un délai de 15 jours à compter de cette information, d’accepter ou non sa réception. L’identité de l’expéditeur ne sera pas dévoilée dans ce cadre.

En cas d’acceptation du recommandé électronique par le destinataire, l’expéditeur le lui remettra et devra conserver une preuve de celle-ci durant au moins un an.

En cas de refus de réception ou de non réclamation par le destinataire devra mettre à disposition de l’expéditeur, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours, la preuve du refus précité. Celle-ci devra être également conservée pendant au moins un an et l’expéditeur aura accès à toutes ces informations pendant un an.

Le montant de l’indemnité forfaitaire due par le prestataire dont la responsabilité est engagée, en cas de retard dans la réception, de perte, extraction, altération ou modification frauduleuse des données transmises lors de la prestation devra être précisé.

 

Pour quels usages, pourrait-on adresser une lettre recommandée électronique ?

Selon l’article L.100 du code des postes et des communications électroniques issu de la Loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique, « l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée… ».

L’article 1127-5 du Code civil est abrogé et s’applique à la conclusion et à l’exécution du contrat, ainsi qu’à tous les usages, et ce y compris au niveau du code des relations entre le public et l’administration.

Dans le domaine des relations du travail, la promesse d’embauche, la lettre de licenciement, la notification d’une sanction disciplinaire ou encore la convocation à l’entretien préalable de licenciement ne devraient pas faire obstacle à l’usage de la lettre recommandée électronique, à compter du 1er janvier 2019, dès lors que les exigences liées à l’identification de l’expéditeur et du destinataire sont remplies et que le destinataire non professionnel (le salarié) a exprimé au préalable son consentement à recevoir des recommandés électroniques.

Décret n°2018-347 du 9 mai 2018


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