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C’est peut-être l’occasion d’accorder à vos collaborateurs une petite aide pécuniaire ou en nature leur permettant d’accéder à des fournitures et équipements liés à la rentrée scolaire de leurs enfants, et ce, indépendamment de l’ARS (Allocation de Rentrée Scolaire) accordée par la CAF ou la MSA, laquelle est sous conditions de revenus.

Oui, c’est possible ! Mais attention, la réglementation sociale en la matière prévoit que les bons d’achat, cadeaux ou remboursements d’achats offerts aux salariés par leur CSE (comité d’entreprise) ou directement par l’employeur, doivent, par nature, être soumis aux cotisations de Sécurité sociale.

Le législateur considère, en effet, qu’il s’agit d’avantages attribués par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».

Une tolérance ministérielle reprise par les URSSAF prévoit toutefois de recourir à ce type d’aides, en franchise de charges sociales, à condition de respecter strictement quelques conditions.

Le versement d’une aide pécuniaire est en tout état de cause à proscrire. Il faut donc privilégier les bons d’achat ou chèques cadeaux.

En deça de 169 € par an et par salarié, l’URSSAF « ferme les yeux » !

Une présomption de non assujettissement de tels bons d’achat ou cadeaux existe dès lors que le montant global de ceux-ci accordés sur l’année (tous événements confondus) ne dépasse pas par salarié concerné : 5% du PMSS (Plafond Mensuel de Sécurité Sociale) soit 169 € en 2019.

Si le total de ces bons d’achats par salarié ne représente donc pas plus de 169 € en 2019, l’URSSAF considèrera que cette somme est conforme et n’ira pas plus loin dans ses investigations en cas de contrôle.

Dans le cas contraire, si ce seuil global de 169 € par salarié est dépassé en 2019, l’URSSAF s’intéressera alors à chaque bon d’achat accordé et à l’événement qui le conditionne.

3 conditions cumulatives
doivent être respectées.

Accorder un bon d’achat en cas d’événement autorisé par l’administration.

Pour être assimilée à une œuvre sociale et culturelle que pourrait accorder le CSE ou ’employeur directement, à défaut de CSE, il est recommandé d’utiliser, tout d’abord, un bon d’achat en lien avec un événement reconnu par l’administration (rentrée scolaire, noël, naissance, mariage, notamment).

Par « rentrée scolaire », il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage… au titre des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat.

Il va de soi que les bénéficiaires d’un tel bon d’achat doivent être concernés par l’événement. Un salarié sans enfant ne sera ainsi pas concerné par les bons d’achat remis pour la rentrée scolaire.

Autre condition à respecter : l’utilisation du bon d’achat doit être en relation avec l’événement pour lequel il est attribué.

Le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.

Le bon d’achat ne peut, en tout état de cause, être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires.

De même, un bon d’achat « rentrée scolaire » délivré en décembre pour une rentrée scolaire intervenue en septembre ne peut plus être considéré, selon l’administration, comme étant en relation avec l’événement « rentrée scolaire ».

La délivrance tardive du bon d’achat a pour conséquence de faire correspondre le bon d’achat à la scolarité et non à l’événement que constitue la rentrée scolaire. Dans ce cas, le bon d’achat doit être assujetti aux cotisations de Sécurité sociale.

Le montant du bon d’achat accordé par le CSE ou l’employeur (à défaut de CSE ) doit être conforme aux usages.

Est réputé « conforme aux usages, la valeur du bon d’achat en relation avec un événement autorisé dès lors qu’elle est inférieure à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (169 €).

A la différence de la présomption de non assujettissement évoquée ci -dessus, on raisonne là, par événement et par salarié.

Les bons d’achat sont donc cumulables, (rentrée scolaire, noël, naissance…), s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel par événement.

Dans l’hypothèse où deux conjoints travaillent dans la même entreprise, le seuil de 5% du PMSS s’apprécie également pour chacun d’eux.

Exemple :

Dans le cours de l’année, la somme totale des bons d’achat accordés à un salarié est de 260 €. Cela couvre les événements suivants : une naissance, le noël du salarié et de ses enfants ainsi que la rentrée scolaire.

La présomption de non assujettissement globale est dépassée car supérieure à 169€.

On va analyser chaque bon d’achat en particulier.

Concernant le bon d’achat pour la rentrée scolaire, celui-ci est d’une valeur de 90 €  et on observe que :

  • l’enfant est âgé de moins de 26 ans et justifie de la poursuite de la scolarité ;
  • l’événement figure sur la liste des événements autorisés, le salarié est concerné par cet événement ;
  • l’utilisation est déterminée : sur le bon d’achat utilisable dans certaines enseignes de la grande distribution, il est mentionné qu’il peut être utilisé dans les rayons « fournitures scolaires » du magasin ;
  • le montant du bon d’achat (90 €) n’excède pas 5 % du plafond mensuel (169 €), sa valeur est donc conforme aux usages.

Les 4 conditions étant ici respectées, le bon d’achat alloué au salarié pour la rentrée scolaire peut être exonéré du paiement des cotisations et contributions de Sécurité sociale.

En revanche, si l’une au moins de ces conditions n’avait pas été remplie, le bon d’achat aurait été soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour son montant global, c’est-à-dire en totalité et dès le 1er euro, soit 90 €.

Cette tolérance en matière de bons d’achat et de cadeaux est donc d’application stricte.

Elle peut concerner également d’autres événements autorisés par l’URSSAF comme :

  • la naissance, l’adoption,
  • le mariage, le pacs,
  • le départ à la retraite,
  • la fête des mères, des pères,
  • la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas,
  • Le Noël des salariés et de leurs enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile.

Les conditions d’attribution des bons d’achat et cadeaux obéissent, par conséquent, à des conditions d’application stricte. Le CSE comme l’employeur (dépourvu de CSE) doivent donc être en mesure de justifier de façon individualisée l’octroi de ces coups de pouce à l’occasion des événements admis par l’administration.


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